+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Подготовка кадровых документов к архиву пошаговая инструкция

Подготовка кадровых документов к архиву пошаговая инструкция

Они формируются по годам увольнения работников и систематизируются по алфавиту по первым буквам их фамилий, имен и отчеств. Если в вашей компании личные карточки являются составляющей частью личного дела, то следует проконсультироваться с работниками архивного учреждения, как отобразить данный факт в описи дела. Кроме вышеуказанных документов передаче в архив подлежат и невостребованные трудовые книжки и иные документы, например аттестаты, удостоверения и т. Передача таких документов осуществляется следующим образом. Документы систематизируются по годам увольнения сотрудников на основании записей об увольнении.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Семинар: \

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Архивация документов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

В статье будет рассмотрен один из важнейших локальных нормативных актов по хранению документов — инструкция по подготовке и передаче дел в архив организации. Эта инструкция в равной степени необходима как сотрудникам структурных подразделений, так и работникам службы ДОУ. Первым — потому, что является пошаговым руководством по обработке документов при подготовке их к хранению, а вторым — потому, что возлагает указанные обязанности на подразделения организации и дает право требовать от них передачи в архив корректно скомпонованных и оформленных дел.

Образец инструкции приводится в статье. Поскольку унифицированной и обязательной для всех организаций формы инструкции по подготовке и передаче документов в архив организации не существует, каждая компания разрабатывает ее самостоятельно, исходя из собственных традиций и потребностей в хранении документов. В качестве основы для разработки инструкции используются Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива Рассматриваемая инструкция проходит обычный путь локального нормативного акта: работник архива разрабатывает ее проект, который согласуется с заинтересованными должностными лицами и утверждается руководителем организации.

Все структурные подразделения должны получить копию инструкции. Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации.

После примера прокомментируем положения инструкции, касающиеся вопросов приема в архив документов с небольшими сроками хранения, а также хранения и уничтожения электронных документов. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке переплету металлические скрепления булавки, скрепки из документов удаляются.

Нумерация листов внутри дела производится в правом верхнем углу каждого листа простым карандашом арабскими цифрами. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов включая печатные издания нумеруются в общем порядке.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них нумеруется отдельно. При наличии конверта с непрошитым приложением схема, фотография нумеруется только конверт независимо от количества листов приложения. Не нумеруются дела, содержащие документы одного вида, имеющие собственную валовую нумерацию например, приказы. Внутренняя опись имеет отдельную нумерацию. Не нумеруются лист заверительной надписи и разделители внутри дела.

Внутренняя опись составляется для учета документов постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации, а также для учета дел, сформированных из документов, заголовки которых не раскрывают их конкретное содержание. В конце дела подшивается лист заверительной надписи. В листе-заверителе указывается количество листов дел и внутренней описи при ее наличии , оговаривается состояние документации в деле.

Заверительная надпись датируется и подписывается руководителем структурного подразделения, сдающего дело. Заголовок архивного дела должен строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации, содержащейся в деле. Для дел, скомплектованных по тематическому принципу, целесообразно составлять развернутый заголовок с перечислением вопросов, которым посвящена документация дела. Ограничение доступа к информации дела также отражается в заголовке.

Заголовок оформляется на бланке и наклеивается на обложку файла. Приведенная инструкция является универсальной и может быть трансформирована любой организацией под ее собственные нужды. Пункт 2.

Согласно Основным правилам, в архив следует сдавать документы со сроками хранения от 10 лет и более, а дела с меньшими сроками хранения оставлять в структурных подразделениях. Однако в настоящее время отделы коммерческих организаций стремятся сдать в архив как можно больше документов, при этом редко учитывая сроки их хранения.

Если размеры помещения архива позволяют принимать все документы, которые хотели бы сдать структурные подразделения компании, а в архиве работает достаточно людей, которые смогут обработать принятые документы и своевременно организовывать их экспертизу и уничтожение, то никаких проблем нет.

Так, в нашем примере установлено, что архив организации принимает дела со сроками хранения от 5 лет. Пункты 4,4. В последние годы все чаще возникают вопросы о том, как хранить электронные документы и копии документов в электронном виде.

Отметим, что электронный документ и электронная копия документа — не одно и то же. Самый простой пример электронного документа — журнал регистрации, который ведется в Excel или Access. После завершения он не распечатывается, а так и хранится в электронном виде. Не смотря на то, что Основные правила предписывают помещать в дела оригинальные экземпляры документов, в последнее время заметна тенденция дополнительно хранить их электронные копии.

Иными словами, законченные делопроизводством документы сканируются для передачи в архив. Полученным в результате сканирования файлам присваиваются индивидуальные сроки хранения, которые значительно превышают сроки хранения их бумажных оригиналов.

Как правило, сканированные копии хранятся постоянно. Если говорить о преимуществах хранения электронных копий документов, то они очевидны: внешние электронные носители занимают минимум места и при этом могут содержать терабайты информации. Организация вправе решить для себя, с каких документов перед передачей в архив будут сняты электронные копии. Разумеется, сканирование документов должно производиться до того, как они будут сшиты в тома.

Сканировать документы могут как специалисты самого подразделения, так и сотрудники службы ДОУ. Носители электронной информации хранятся в конвертах, подписанных по аналогии с бумажными томами. Целесообразно помещать на один электронный носитель документы с одинаковыми сроками хранения. Внимательный читатель, хорошо знакомый с федеральными нормативно-правовыми актами по делопроизводству и архивному делу, заметит некоторые отступления от традиций архивного хранения и форм документов, установленных Основными правилами.

Этому есть несколько причин. Поэтому из форм документов могут быть исключены такие реквизиты, как: отметка об утверждении описей дел по личному составу ЭПК в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению приложение 2 Инструкции. Во-вторых, те же негосударственные компании зачастую не могут позволить себе хранить дела в подразделениях в течение 10 лет и более.

Некоторые отделы компании передают в архив входящие документы сразу после того, как они снимаются с контроля просто потому, что в канцелярии или в приемной нет места для их хранения. Все эти поступающие в архив документы нужно принимать и организовывать, и здесь отступления от Основных правил неизбежны. В заключении статьи, хочется сказать о том, что Основные правила остаются фундаментальным документом для формирования корпоративных традиций в плане хранения информации.

И если вы отступаете о них, то делать это нужно с умом. Можно передать в архив организации дела, потому что их негде хранить, но ни в коем случае нельзя изменять сроки хранения документов и вводить тому подобные глобальные коррективы. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести. Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Карта Летуаль на 2 руб. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Архивное дело Архивное хранение документов.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив. Темы: Документооборот Архивное дело Организация делопроизводства Оформление документов Архивное хранение документов.

Пример инструкции по подготовке и передаче документов в архив Приведем образец инструкции по подготовке и передаче документов в архив обычной негосударственной организации. Рыбаков Приложение 1 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив утв.

Приложение 2 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив утв. Срок хранения и номера статей по перечню Примечание. Приложение 4 к Инструкции по подготовке и передаче документов в архив утв. Приложение 5 к инструкции по подготовке и передаче документов в архив утв. Важное в январе Как закрыть журналы регистрации за прошлый год и открыть новые Как секретарю наладить работу с входящими документами компании: пять главных шагов Проблемные ситуации в деловой переписке.

Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: номенклатура дел. Читайте в электронном журнале Можно ли передать документы в архив компании актом приема-передачи Как составить приказ о предоставлении отпуска работнику Ваш начальник газлайтер.

Как защититься и сохранить работу Как вернуть расходы на ребенка, учебу и лечение Как выбрать агентство для проведения мероприятия. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс.

Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой! Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Как обновить документы под новые Правила по охране труда. Какие новые акты должны исполнять компании, чтобы не попасть на штраф от ГИТ.

Презентация на тему: Правила сдачи кадровой документации в архив

Какой еще нормативный документ Вы бы хотели видеть в этой базе? Опубликован новый номер журнала "Кадровик-практик" за январь года. Работу в выходной день по ошибке назвали работой в праздник в приказе.

Содержание 1 Порядок архивирования документов в организации 1. Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Основные Правила работы архивов организаций

СоветОформляйте номенклатуру дел в организациях численностью более 50 человек, это позволит вовремя составлять необходимые документы и содержать в порядке весь объем кадровых бумаг. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел:. Кадровая документация, подлежащая постоянному и временному свыше 10 лет хранению, в обязательном порядке сдается в архив. Дела временного хранения до 10 лет включительно передаче в центральный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в архиве организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке с составлением акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Важно Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения.

Как правильно сдать в архив кадровые документы

Акция месяца подпишитесь со скидкой 8 88 Активировать демодоступ. Зарегистрируйтесь, чтобы получить этот файл и все новые образцы документов, которые нужны кадровой службе в году. Регистрация займет не больше минуты. Пожалуйста, зарегистрируйтесь или войдите на сайт со своим логином и паролем.

Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций в локальных актах.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы.

Инструкция по подготовке и передаче документов в архив

Для всех учителей из 37 образовательных учреждений по всей стране. Онлайн-занятия с репетиторами Лучшие репетиторы для учеников классов по всем школьным предметам! По окончании курса Вы получите печатное удостоверение о повышении квалификации установленного образца доставка удостоверения бесплатна.

.

Систематизация, архивация и уничтожение кадровой документации

.

кадровой службой в архив, относятся: Ш.

.

Как правильно архивировать документы пошаговая инструкция?

.

Архивируем кадровые документы: как не ошибиться со сроками

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2021 thebreakdown.ru